Automatización OCR para facturas: envíalas por email y recibe los datos en Google Sheets

¿Te imaginas enviar tus facturas por correo electrónico o WhatsApp y recibir automáticamente los datos clave en un Google Sheets listo para contabilizar? En Intelesia hemos desarrollado un sistema inteligente que permite a empresas y autónomos automatizar por completo el procesamiento de facturas y tickets, tanto en PDF como en imagen.

Gracias a la combinación de OCR avanzado con inteligencia artificial y flujos automatizados, esta solución elimina el trabajo manual y reduce errores hasta en un 90%, acelerando tus procesos contables y de control financiero.

¿En qué consiste la solución?

Se trata de una automatización integral que te permite:

• Enviar facturas o tickets por correo electrónico, WhatsApp o Google Drive.
• Extraer automáticamente los datos clave mediante OCR e IA.
• Volcar esa información estructurada directamente en un Google Sheets, CRM o sistema contable.

Todo sin instalar software, sin codificar, y con un sistema adaptable al flujo de trabajo de tu empresa. Además, en el blog encontrarás un vídeo demostrativo donde puedes ver este proceso funcionando en tiempo real con distintos formatos de factura.

Canales de recepción flexibles

Sabemos que cada empresa gestiona sus documentos de forma diferente. Por eso, este sistema acepta distintos métodos de recepción:

✅ Correo electrónico dedicado

Tus empleados, proveedores o tú mismo podéis enviar facturas a una dirección tipo facturas@tuempresa.com, y el sistema capturará automáticamente el archivo adjunto (PDF, PNG, JPG, etc.).

✅ WhatsApp empresarial

¿Recibes fotos de tickets o recibos físicos? Puedes enviarlas a un número de WhatsApp asignado, y el sistema hará OCR de la imagen directamente.

✅ Carpeta en Google Drive

Ideal para centralizar facturas desde herramientas de escaneo, e-facturación o buzones automáticos. Basta con subir el archivo a una carpeta, y se extraen los datos en segundos.

OCR e IA para extraer información

Usamos tecnologías OCR avanzadas como Google Document AI, Mistral OCR o Parseur, capaces de identificar automáticamente campos como:

• Fecha de emisión
• N.º de factura
• Nombre del proveedor
• Conceptos y líneas de producto
• IVA / impuestos aplicables
• Total y subtotal

Además, el sistema es adaptable al formato de tus facturas o tickets, por lo que no es necesario que todos los documentos tengan el mismo diseño. Aprendemos de tus facturas más frecuentes para mejorar la precisión con el tiempo.

¿Dónde van los datos extraídos?

🧾 Google Sheets

Es el formato más solicitado: tendrás una hoja con cada factura organizada en columnas y con acceso multiusuario. Perfecto para tu equipo contable o gestor externo.

🔁 CRM o ERP

Si usas plataformas como Odoo, Holded, Zoho, SAP o HubSpot, el sistema puede integrarse y volcar los datos directamente vía API o mediante automatizaciones.

📂 Exportaciones a medida

¿Prefieres recibir los datos en Excel, en tu sistema interno o como archivo CSV? Lo adaptamos al flujo que ya usas. Incluso puedes activar notificaciones automáticas por Slack, email o Telegram cuando se procesa una factura.

¿Qué beneficios obtienes?

Las empresas que ya han implementado esta solución con nosotros destacan mejoras inmediatas:

• Reducción del tiempo de gestión hasta 10x por factura
• Eliminación de errores humanos al transcribir datos
• Disponibilidad inmediata de la información para informes o seguimiento
• Visibilidad centralizada de tus gastos y pagos
• Escalabilidad: procesa desde 10 hasta 10,000 facturas al mes sin esfuerzo

Además, no necesitas conocimientos técnicos: desde Intelesia nos encargamos de la implementación, personalización y mantenimiento del sistema.

Vídeo demostrativo: cómo funciona

En el blog hemos incluido un vídeo de ejemplo donde puedes ver el flujo completo en acción:

1. Se envía una factura en PDF por correo.
2. El sistema detecta el adjunto automáticamente.
3. Se aplica OCR para leer los datos clave.
4. La información se registra ordenadamente en Google Sheets.
5. Opcional: se notifica al equipo o se integra con otro sistema.

¿Se adapta a cualquier empresa?

Sí. Esta solución ha sido diseñada para ser modular y flexible. Algunos casos en los que ya lo hemos implementado:

• Despachos contables: que procesan facturas de múltiples clientes.
• Empresas de logística y retail: con gran volumen de tickets físicos.
• Pymes de servicios: que quieren automatizar su contabilidad sin cambiar de sistema.
• Autónomos y freelancers: que prefieren no gestionar manualmente sus facturas.

Podemos adaptar los campos que se extraen, los canales de recepción y los sistemas de destino según tus necesidades.

¿Cómo se implementa este sistema?

El proceso es rápido y no requiere inversión en infraestructura:

1. Reunión inicial: analizamos cómo recibes facturas y qué datos necesitas.
2. Configuración: creamos tu canal (correo, WhatsApp, Drive) y conectamos con tu hoja de cálculo o sistema.
3. Pruebas reales: cargamos ejemplos de facturas y ajustamos la lectura OCR si es necesario.
4. Puesta en marcha: activamos el flujo y tu equipo empieza a beneficiarse del sistema desde el primer día.

Todo esto lo hacemos desde Intelesia, sin que tengas que preocuparte por la parte técnica.

¿Por qué confiar en Intelesia?

En Intelesia nos especializamos en automatizaciones empresariales e inteligencia artificial. Hemos ayudado a decenas de empresas a:

• Digitalizar procesos manuales
• Integrar herramientas de IA con sus sistemas actuales
• Reducir costes operativos con automatizaciones inteligentes

Además, trabajamos con tecnologías robustas como Google Cloud, OpenAI, Make y n8n, lo que nos permite ofrecer soluciones escalables, seguras y a medida.

Conclusión: digitaliza tus facturas sin esfuerzo

Si quieres dejar atrás la entrada manual de datos, evitar errores en tus reportes y ganar agilidad en tus procesos contables, esta solución es para ti.

Con nuestro sistema:

• Envío por email, WhatsApp o Drive
• Lectura automática con OCR e IA
• Datos volcados en Google Sheets o en tu CRM

En pocos días lo tendrás operativo, sin cambiar de sistema y adaptado a tu realidad empresarial.

👉 ¿Te interesa verlo aplicado a tu caso?
En Intelesia estaremos encantados de ayudarte a implementarlo. Escríbenos y te mostraremos una demo personalizada.